ציוד לאירועים – איך תחסכו כסף לאירוע שלכם

הפקת אירועים כוללת יצירתיות רבה, התרגשות, התלהבות ויכולת תכנון, אבל היא מצריכה גם תכנון כספי חכם, כדי שהתקציב יספיק לכל מה שאתם מתכננים ובעיקר – כדי שלא תצאו בהפסד מהאירוע במקום ליהנות מכל רגע.

אז איך עושים את זה?

1. תכנון יסודי

כדי לתכנן אירוע בצורה חכמה, יש לערוך רשימה מפורטת ומדויקת של סוגים שונים של ציוד לאירועים שאתם עשויים להזדקק לו במהלך האירוע. חשוב לערוך רשימה מפורטת ומדויקת, אבל מומלץ גם לתעדף את סוגי הציודים השונים, כדי שתוכלו לוותר על חלק מהציוד – אם התקציב לא יאפשר לכם.

כך תהיו בטוחים שאתם שוכרים את כל מה שאתם צריכים ורוצים בלי לחרוג מהתקציב.

2. השוואת מחירים

כמו בכל תחום מקצועי אחר, גם בתחום השכרת ציוד לאירועים חשוב לעשות השוואת מחירים בין כמה חברות, לא רק כדי לבחור את הזול ביותר, אלא בעיקר כדי לראות מה כולל המחיר, איזו איכות יש לציוד של כל חברה ועוד.

3. התייחסות כמותית

בחירה של ציוד לאירועים כוללת לא רק בחירה של סוגי הציוד הדרושים לכם, אלא גם ואולי בעיקר – את הכמויות הנכונות. הדבר עשוי להיות מורכב כאשר יש לכם אירוע עם מספר משתתפים לא ברור, או לא ידוע מראש, אבל היערכות מדויקת ככל האפשר מבחינה כמותית, תאפשר לכם להבטיח שלא יחסר לכם ציוד כאשר האירוע יתחיל, אבל גם תאפשר לכם לוודא שאתם לא מבזבזים יותר כסף ממה שצריך.

4. הובלה או איסוף עצמי

יש סוגים רבים של ציוד שאפשר להוביל רק בעזרת משאית. יש גם סוגים שונים של ציוד שמחייבים התקנה על ידי אנשי מקצוע מיומנים, כמו אוהלים, הצללות, גדרות ומחסומים ועוד.

אבל יש סוגים אחרים של ציוד, כמו כיסאות, כלי אוכל ואף פתרונות מיזוג, אותם אפשר לשנע באופן עצמאי, לעיתים אפילו ברכב פרטי. הובלה עצמית של הציוד לאירוע שלכם יכולה לחסוך לכם סכום משמעותי, בעיקר אם מדובר על אירוע דל תקציב.

5. הגדרת תקציב וסדר עדיפויות

חלוקה מראש של תקציב האירוע לפי נושאים, תאפשר לכם להשאיר במסגרת המגבלות ולא לחרוג. זוהי דרך חשובה ביותר לשמור על התקציב ולא להיקלע לחריגות מיותרות. לצד הגדרת התקציב, או במקביל אליה, יש להגדיר סדרי עדיפויות, כדי להחליט מהם הדברים שאתם לא יכולים לקיים את האירוע בלעדיהם מהם הדברים שתצליחו להסתדר גם אם לא יהיו לכם בשטח. באופן הזה, תוכלו לחסוך הוצאות מיותרות ולהבטיח, שכל מה שצריך להיות באירוע – לא יחסר לכם.

לסיכום

אפשר לחסוך בהוצאות על ציוד לאירועים בשלל דרכים יצירתיות יותר ויצירתיות פחות. אפשר להכין חלק מהציוד בכוחות עצמכם, אפשר לחסוך בהובלה, או בכמות, חשוב לתכנן מראש כדי למנוע פספוסים והכי חשוב – לתכנן את כל מה שצריך כדי שיהיה אירוע מוצלח ובלתי נשכח.