ארגון אירוע עלול להיות מלחיץ מעט וזה אפילו טבעי. יחד עם זאת, כאשר עושים הכל נכון ניתן לצמצם תקלות בצורה משמעותית.
לפניכם הטיפים החשובים ביותר לארגון אירוע נכון המקיפים את כל מה שתצטרכו על מנת לארגן אירוע מוצלח.
ארגון אירוע: חוסכים עלויות מיותרות
אחד מהמרכיבים המרכזיים ביותר באירועים השונים הינו הכסף.
המרכיב הזה כל כך מרכזי שהוא גורם משפיע משמעותי בתהליך קבלות ההחלטות השונות באירוע, החל מבחירת הספקים, דרך כמות המוזמנים לאירוע ועוד.
תקציב האירוע הינו מרכיב שחשוב להחליט עליו כמה שיותר זמן מראש ומומלץ גם להוסיף סעיף לתקציב של תקציב שאתם תוסיפו במידת הצורך.
התקציב צריך להתנהל על ידי רשימה מסודרת אשר מתחילה מרשימה של הצרכים שלכם מהאירוע המקיפה את הכל, לאחר מכן תגזרו מהרשימה הזאת את העלויות ותחליטו על התקציב הסופי.
למקרה שתרצו לדעת עוד כמה עולה חתונה לחץ כאן.
עבדו בצורה מסודרת וחכמה
מומלץ לעבוד עם google sheets או עם קובץ exel ויש לזכור כי ככל שתתחילו לארגן את האירוע בשלב מוקדם יותר, כך תוכלו לבצע סקר שוק מקיף יותר ויהיה לכם יותר זמן לבחור ולבחון ספקים שונים ולהתמקח על המחירים.
סוגרים אולם
במידה ואתם מתעננים לקיים את האירוע באולם אירועים, מדובר במרכיב מרכזי נוסף שמומלץ להתחיל ולסגור אותו כמה שיותר מוקדם.
תאריכים פנויים באולמות האירועים השונים בארץ נתפסים בקצב מהיר.
ההמלצה היא להקצות לנושא כמה ימים (בהתאם לסדר גודל האירוע) על מנת לבחון כמה אולמות אירועים כדי שתקבלו את המקום המשתלם והמתאים ביותר עבורכם.
יש לציין כי במידה ומדובר באירוע ספונטני, ייתכן ותמצאו דווקא אולמות אירועים אשר נשארו עם תאריך מסוים פנוי ותוכלו לקבל דווקא מחיר משתלם יותר.
מסיבה זו במידה ואכן מדובר באירוע ספונטני, כדאי שתדעו כי יכולת המיקוח שלכם גדולה יותר ושווה לנצל אותה.
נקודה חשובה נוספת בעניין זה היא כי במידה ואתם מקבלים מאולם אירועים מחיר נמוך מאוד.
הדבר צריך להעלות נקודה אדומה וכדאי לבדוק בדיוק מה אתם צפויים לקבל במסגרת המחיר.
צ'קליסט
אחד הדברים שיכולים לעזור לכם יותר בארגון אירועים מוצלחים והכנות לחתונה הוא הכנת צ'קליסט.
מכיוון שארגון אירועים הינו תהליך שכולל מרכיבים רבים ודורש מאיתנו מאמצים מגוונים ואין ספור סידורים.
על ידי שימוש ברשימה בה אנו יכולים לסמן מה כבר עשינו וגם להעיר הערות כשיש צורך, נוכל לשחרר את הראש שלנו מהחזקת משימות על מנת לא לשכוח אותן ולזכור רק להסתכל על הרשימה אחת לכמה זמן שדרוש.
אשרו את הגעת האורחים
אירוע יכול להיות משתלם ויכול גם לעלות לנו לא מעט כסף בין אם מדובר בחתונה או אירוע אחר.
מכיוון שכאשר אנו משלמים על האירוע דרך מספר המנות שיוצאות למוזמנים שלנו, מומלץ שנוודא מהי כמות המוזמנים שצפויים להגיע.
במידה ומדובר באירוע בסדר גודל גדול, מומלץ לשכור שירות של אישורי הגעה לאירועים כדי להוריד לחץ מהמארגנים.
אירוע גדול? רכשו חבילת סידורי ישיבה
מרכיב נוסף באירועים גדולים אשר גורם לא פעם למארגנים להפסיד כספים רבים הינו נושא הישיבה.
במידה ומדובר באירוע גדול שהמוזמנים אליו מקבלים מספרי שולחן אליהם הם משויכים, על ידי עריכת סידורי הושבה בצורה מקצועית וממוחשבת תוכלו להבטיח כי כולם יושבים במקומות שלהם ושלא ייפתח שולחן נוסף שלא לצורך (הכרוך בדרך כלל בתשלום נוסף).
ארגנו את האירוע בהנאה
ארגון אירועים עלול להיות מלחיץ אך אסור לשכוח כי המטרה של אירועים רבים הינה דווקא לשמוח.
שמרו על ההתרגשות מהאירוע, בצעו תיאום ציפיות, התייעצו עם מארגני אירועים דומים ודאגו לעבוד לפי הטיפים השונים.
כאשר מבצעים את הכל לפי הספר, ארגון האירוע יכול להיות נעים בהרבה.
